Quel est le secret d’une coordination efficace ?
/Par Sud Ariarajah
Si vous avez travaillé à domicile en raison de la pandémie de COVID-19 et que vous n’aviez jamais travaillé à distance dans le passé, vous comprendrez peut-être mieux ce que signifie le travail en silo et les obstacles que les organisations tentent de supprimer depuis des décennies.
En fait, ce que vous avez ressenti au début est probablement similaire à ce que d’autres personnes qui travaillaient dans des unités et des départements géographiquement et culturellement séparés de vous ressentaient, lorsque vous travailliez en mode silo, au bureau. Vous vous êtes peut-être concentré sur votre équipe ou votre division et moins sur la collaboration ou le partage d’informations avec les autres.
Les frontières délimitées (par exemple les unités, les divisions, les départements) sont importantes pour la structure d’une organisation pour des raisons de responsabilité et d’obligation de rendre des comptes. Cependant, ces limites physiques créent souvent des limites psychologiques entre les personnes et il est important de les surmonter pour accroître les performances. Ayant travaillé comme facilitateur ou « courtier culturel » depuis plus de 20 ans et ayant mené des projets à distance pendant plus de 7 ans, j’ai acquis des connaissances et de l’expérience sur la façon de combler les écarts, de rassembler les équipes et de créer des relations et, surtout, sur la façon de se mettre en rapport avec les bonnes personnes au sein d’une organisation pour assurer le « travail transfrontalier ».
J’ai remarqué que beaucoup d’organisations ne se rendent pas compte qu’elles travaillent elles-mêmes en mode silo, même si elles énumèrent les problèmes en se référant aux autres équipes comme « eux » par rapport à « nous ».
Combler le fossé est possible et demande des efforts, mais cela en vaut vraiment la peine.
Le secret d’une coordination efficace commence en :
considérant qu’il n’y a pas de « eux » et de « nous ». Même si les gens sont loin ou ont une autre sous-culture en raison de normes différentes dans leur département, vous êtes une équipe ;
gardant à l’esprit l’objectif global et en le partageant avec tous les acteurs concernés. Comprendre ce dont nous avons besoin les uns des autres, et pourquoi, nous aide à favoriser la collaboration ;
gardant l’esprit ouvert sur les problèmes soulevés par les autres équipes et en essayant vraiment de les soutenir ;
étant proactif dans la compréhension de ce qui est demandé et en ne se contentant pas de supposer ce qui est demandé ;
créer des relations qui durent, afin que vous puissiez compter les uns sur les autres en cas de problème.
Alors que les organisations sont en train d’ouvrir la voie à plus de travail à domicile, elles devraient également réfléchir à une formation sur le « démantèlement des silos ».
Les améliorations technologiques et les systèmes peuvent être très bons, mais ils ne changeront pas les mentalités et les performances, car ils dépendent de la capacité des employés à combler les écarts. En fin de compte, il ne s’agit pas seulement du nombre d’appels de visioconférence auxquels les employés pourront participer, mais aussi de la qualité de ces appels. On peut dire la même chose des appels sortants du bureau.
Le fait d’avoir la tête dans le guidon n’aidera pas à établir des relations avec les autres. Être proactif et favoriser la collaboration est important : ne sous-estimez donc pas l’efficacité de la coordination. Ce n’est pas encore du « passé ».
Profitez de l’occasion de travailler à domicile pour exercer vos capacités de coordination. Lorsque vous comprendrez son importance, vous réaliserez beaucoup de choses.