Qu’est-ce que la gestion du changement par la base ?

Par Sud Ariarajah

En grandissant, on m’a appris que si on pense avoir fait quelque chose d’assez bien, on doit avoir conscience qu’on aurait pu le faire encore mieux. Quand j’avais une bonne note, ma mère me demandait toujours : mais combien tes camarades de classe ont-ils obtenu ? Cette question m’agaçait, mais je comprenais qu’elle pensait que la notion de « bon » était relative et qu’il fallait toujours faire un pas de plus pour essayer de se hisser tout en haut. Cela a ouvert la voie à la persévérance, car je me suis préparée à de grandes attentes.

Après plus de 10 ans de gestion de projet, d’analyse de processus et plusieurs expériences au sein de start-up, j’ai fondé en 2012 ma propre entreprise à Genève, Creative Change & Support (CREACS). À travers CREACS, je m’efforce de soutenir et d’inspirer des personnes issues de divers secteurs à apporter des changements de manière créative, afin de mettre en œuvre avec succès leur vision, leur stratégie ou leurs idées. Grâce à mon expérience, j’ai développé une vision globale du fonctionnement des organisations, et j’ai mis au point des méthodes flexibles et adaptables pour motiver les gens et les amener à être ouverts aux changements nécessaires dans leur organisation.

Mon expérience a montré que la gestion du changement peut être appliquée de manière ascendante.

Si vous avez désespérément tenté de faire évoluer votre organisation sans succès, cela peut valoir la peine de prendre du recul et d’envisager une autre façon de le faire.

Les organisations réalisent généralement leurs changements du haut vers le bas. Cela comprend des ateliers internes avec les cadres supérieurs pour réfléchir et définir la nouvelle stratégie et les objectifs, des discussions à un haut niveau sur les processus à mettre en place et les actions à entreprendre pour faire naître une nouvelle organisation. Des experts sont amenés à guider et à valider les changements nécessaires et à donner des conseils sur la manière de les mettre en œuvre. Cependant, la mise en œuvre effective se révèle souvent lente, difficile et coûteuse.

Une autre option consiste à opérer le changement du bas vers le haut. Souvent, en passant de la stratégie à la mise en œuvre, on constate qu’il faut combler un certain nombre de lacunes et résoudre de nombreuses difficultés. Cela peut être une tâche ardue. Vous devez avoir une bonne connaissance et une vision opérationnelle claire de votre organisation pour être en mesure d’appliquer une nouvelle stratégie. Sinon, cela peut s’avérer un exercice risqué.

En faisant appel à un spécialiste de la mise en œuvre qui travaillera au cœur du cadre opérationnel d’une organisation, vous serez en mesure d’identifier les processus à remanier, les problèmes réels et la manière la plus efficace de les résoudre. Cette méthode de gestion du changement n’est pas très appréciée et est rarement prise en compte. Cependant, il y a plusieurs avantages à choisir ce type de gestion du changement.  

La gestion du changement ascendante implique : 

• tout d’abord, il est nécessaire de plonger en profondeur dans le cadre opérationnel pour comprendre comment les choses fonctionnent, et de s’impliquer dans l’équipe pour pouvoir fournir des informations à la direction sur la façon dont les choses fonctionnent réellement ;

• ensuite, lors de l’identification des problèmes, il faut garder un esprit ouvert et une approche neutre des changements qui peuvent être apportés, en tenant compte de toutes les contributions et de tous les commentaires des employés ainsi que des diverses parties prenantes pour l’évaluation à faire ;

• enfin, il faut tenir compte des paramètres humains et techniques des processus afin de bien saisir les problèmes en jeu et d’évaluer les solutions les plus efficaces.

Ce type de gestion du changement est progressif et moins douloureux pour les employés. Cela vaut donc la peine d’y réfléchir.

La solution viendra-t-elle de l’extérieur ?

Par Sud Ariarajah

Lorsque les organisations sont confrontées à des défis, elles cherchent ou doivent parfois demander des conseils à l’extérieur.

C’est un peu comme quand vous allez chez le médecin : vous espérez recevoir un traitement qui vous aidera à aller mieux le plus vite possible. Cependant, il n’existe peut-être pas de « pilule magique » pour traiter votre état. Un traitement spécifique peut vous être prescrit, et même si vous le suivez attentivement, vous pourriez bientôt découvrir qu’il ne vous convient pas et qu’un changement de médicament est nécessaire. Dans d’autres cas, vous pouvez penser que vous avez un problème spécifique qui peut se révéler être autre chose. Il arrive aussi que vous ayez besoin de combiner plusieurs traitements. Bien qu’il soit bon de voir le médecin pour comprendre ce qui ne va pas, il est essentiel de suivre attentivement le traitement prescrit et d’identifier ce qui ne vous convient pas.

Du point de vue du médecin, il peut être difficile de faire face aux : 

• patients qui ont déjà fait leur propre diagnostic et qui sont sûrs de connaître leur problème ;

• patients qui ont déjà consulté plusieurs médecins, mais qui sont convaincus de ne pas avoir trouvé leur problème ;

• ceux qui écoutent le médecin, mais ne suivent pas le traitement.

Les consultants qui se concentrent sur la mise en œuvre peuvent également être confrontés à des défis similaires. Voici quelques-unes des situations qu’ils rencontrent :

• les organisations qui veulent aller dans une direction particulière pour résoudre un problème, alors que le problème peut se trouver ailleurs ;

• les organisations qui cherchent des conseils auprès de plusieurs sources et qui ont du mal à établir leur stratégie, ce qui entrave la mise en œuvre ;

• les organisations qui obtiennent des conseils et savent quoi faire, mais ne trouvent pas le temps et les ressources nécessaires pour atteindre leurs objectifs.

Dans les trois cas, « aller mieux » peut s’avérer difficile. Les organisations peuvent sous-estimer l’effort nécessaire pour réaliser le changement et réussir sa mise en œuvre. Elles espèrent parfois que les choses se mettront en place sans trop d’engagements de leur part. Les estimations de l’effort interne ont tendance à être optimistes et les modèles théoriques qui ne sont pas nécessairement « en accord avec eux » peuvent être appliqués uniformément en raison du manque de temps investi dans leur analyse et leur adaptation. Bien sûr, ces modèles peuvent être un bon point de départ, mais ils ne sont pas une fin en soi.

Les changements organisationnels importants nécessitent des efforts considérables et, lorsque les entreprises cherchent des conseils extérieurs, elles ne réalisent parfois pas qu’une grande partie de la solution se trouve à l’intérieur. Elles doivent investir du temps et des ressources pour apporter le changement qu’elles souhaitent. Elles peuvent obtenir, et peuvent même avoir besoin, de conseils et de soutien extérieurs dans leurs efforts de changement, mais elles ne sont pas pour autant dispensées de toute responsabilité et de tout engagement. En fait, elles font partie de la solution et, il est juste de dire que le fait de réaliser que le changement est entre leurs mains est un facteur essentiel de réussite.