Pourquoi est-ce si difficile de “déléguer” ?
/Par Sud Ariarajah
Au début de ma carrière, dans l’un de mes premiers emplois, j’assistais un directeur de département. J’avais de nombreuses tâches à accomplir et certaines d’entre elles consistaient à obtenir des informations ou des contributions d’autres personnes pour pouvoir accomplir mon travail. J’étais assez débordée. Je commençais toujours par le travail que j’avais à faire, avant de contacter d’autres personnes pour leur dire ce dont j’avais besoin. Mais une fois que j’avais terminé ma partie et que j’avais contacté les autres, ils avaient leurs propres contraintes et je devais alors les attendre. Avec des délais serrés, la situation était parfois délicate.
Un jour, mon patron m’a donné un conseil. Il m’a dit : « Vous devez toujours donner en premier lieu le travail que les autres doivent faire, et ensuite seulement vous concentrer sur votre propre travail ». Je n’y avais jamais vraiment pensé auparavant. J’avais toujours eu l’intention de terminer toutes les tâches qui m’étaient assignées et je n’avais pas réalisé à quel point il est important de commencer par donner le travail aux autres. Il m’a également dit quelque chose que je n’oublierai jamais : « Vous leur déléguez en fait du travail parce que, pendant que vous faites votre propre travail, ils travailleront en fait pour vous ». Comme j’étais jeune à l’époque, j’ai trouvé cela assez drôle, mais aussi très instructif et j’ai alors commencé à appliquer ce principe. Il s’est avéré extrêmement utile et m’a permis d’acquérir des compétences importantes qui m’ont été très profitables lorsque je suis devenue chef de projet.
Les gens comprennent l’importance de déléguer quand ils ont quelqu’un, comme leur assistant, qui attend qu’on lui dise ce qu’il doit faire. Et, même dans ce cas, il peut s’avérer difficile de déléguer pour d’autres raisons (par exemple, par le manque de temps, de confiance, etc.). Cependant, tout comme dans mon cas lorsque j’ai commencé à travailler, il est courant que les gens se concentrent sur leurs propres tâches lorsqu’ils doivent réaliser quelque chose pour leur organisation, sans se rendre compte que le fait de déterminer le soutien dont ils auront besoin de la part des autres et de “déléguer” au début les aidera à obtenir ce qu’ils veulent beaucoup plus rapidement.
La plupart des gens pensent que ce n’est pas si important parce que :
ils font confiance à leurs collègues pour qu’ils les rappellent à temps, une fois qu’ils les ont contactés (ils oublient que les collègues ont leurs propres priorités et contraintes, ce qui peut affecter leurs projets) ;
la pression de l’accomplissement de leurs propres tâches l’emporte sur l’importance de contacter d’abord les collègues qui doivent apporter leur contribution (ils sous-estiment l’avantage de prendre le temps d’appeler ou d’envoyer des e-mails à leurs collègues pour leur expliquer ce qui est nécessaire ; le temps perdu en le faisant est tellement inférieur au temps gagné globalement) ;
ils sont souvent trop optimistes quant à la rapidité avec laquelle ils peuvent accomplir leurs tâches, et décident de contacter les personnes qui doivent apporter leur contribution seulement après que leur partie du travail soit terminée (comme nous le savons tous, la plupart du temps, nos tâches prendront plus de temps que prévu, une chose en entraînant une autre, ce qui retarde le processus de “délégation” et, au final, le temps de réponse).
Ainsi, je vous recommande, la prochaine fois que vous avez des objectifs importants à atteindre, des tâches à accomplir, de bien réfléchir aux personnes qui devront contribuer à votre travail et de prendre le temps de contacter ces personnes. Pensez-y de cette façon : pendant que vous travaillez, ils travailleront pour vous.