Pouvez-vous être créatif lors de l’implémentation d’un projet ?

Par Sud Ariarajah

Si vous avez déjà pensé que la mise en œuvre est ennuyeuse, je ne suis pas d’accord. « Faire bouger les choses », identifier ce qui bloque les progrès et trouver la meilleure façon de les aborder est en fait intellectuellement stimulant et demande beaucoup de créativité. Face à un défi, vous ne devez pas abandonner rapidement ; il y a toujours une solution à portée de main. Parfois, il vous suffit de passer un peu plus de temps à faire tourner le « Rubik's cube » dans votre tête. Ce processus peut prendre quelques jours ou quelques semaines, mais cela en vaut la peine. Lorsque vous réfléchissez à la mise en œuvre d’une solution, notez que c’était souvent le « casse-tête », la réflexion sur la meilleure façon de résoudre le problème, qui était en fait la partie la plus amusante. Lorsque vous devez trouver un moyen, contre vents et marées, de réussir, vous pouvez vous réveiller tôt et commencer à être créatif, et surtout : Penser hors des sentiers battus. Le temps que vous prenez au début vous épargnera beaucoup d’efforts par la suite. Une fois que vous aurez fait ces efforts supplémentaires, vous pourrez vous asseoir, vous détendre et dérouler les choses sur votre propre tapis rouge de mise en œuvre.

Mais qu’est-ce que cela signifie exactement ? Être créatif dans la mise en œuvre signifie utiliser tout ce que vous avez pour faire de votre mieux, et vous avez probablement tout ce dont vous avez besoin sous les yeux. J’aime l’idée qui consiste à se demander comment préparer un repas quand il ne reste pas grand-chose dans la cuisine ; on peut prendre le peu qu’on a et imaginer quelque chose de bon. Ainsi, lorsque vous avez besoin de mettre en œuvre un projet, lorsque les perspectives vous paraissent sombres, pensez à ce que vous pouvez faire ; il peut s’agir seulement d’assembler plusieurs choses pour faire un peu de magie.

La planification est essentielle et ne pas avoir les bonnes ressources peut être un vrai problème : pensez à combiner différentes ressources pour obtenir le bon mélange. Cela fonctionne souvent. Comme pour les œuvres d’art, vous avez différentes couleurs que vous pouvez utiliser sur votre toile et vous devez décider lesquelles seront assorties. Avec l’art, vous êtes en sécurité même si les choses ne se passent pas comme vous l’aviez prévu ; quant à la mise en œuvre, vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre la fin. Vous devez réagir rapidement et ajouter les bonnes touches pour que la couleur que vous vouliez soit de nouveau présente sur la toile.

Vous devez également faire preuve de créativité pour aligner les besoins des différentes parties prenantes. Comprendre ce que l’organisation veut est une chose, comprendre ce dont l’organisation a besoin en est une autre, et puis il y a ce que chaque partie recherche. Les conflits d’intérêts sont fréquents dans les organisations et vous devez comprendre ce que chacun attend. Mais à la fin, ces intérêts doivent s’aligner d’une manière ou d’une autre : sinon, il sera très difficile de les mettre en œuvre. Comprendre ce que les gens veulent ne signifie pas prendre parti ; il vous faut présenter ce qui fonctionnera et ce qui ne fonctionnera pas afin d’obtenir un alignement. Lorsque les choses s’additionnent, 95% des gens adhèrent. Par conséquent, n’hésitez pas à dire tout haut quand les choses ne fonctionnent pas et à expliquer pourquoi. Ne « suivez pas le courant » et ne cautionnez pas ce que vous savez au fond de vous qui ne fonctionnera pas. Si vous êtes le responsable de la mise en œuvre, ne vous dirigez pas vers le mur.

En matière de budget, il faut toujours se mettre à la place du client. Si vous êtes consultant, il est indispensable de disposer de fiches de temps détaillées. Il ne faut pas sous-estimer cet aspect. C’est le client qui paie la facture, il est donc soucieux de la qualité du service. En pensant à ce que vous voudriez, si vous étiez vous-même le client, est une façon créative d’aborder cette question. La manière dont le budget a été dépensé doit être parfaitement claire, afin que le client sache s’il en a eu pour son argent. Bien que certains puissent penser qu’il y a beaucoup à faire pour rien, en tant que client, je ne voudrais pas passer du temps à comprendre ce qui a été fait.

Être créatif, c’est aussi le fait de ne pas suivre ce que font les autres simplement parce qu’ils le font. Lors de l’implémentation, les choses doivent s’additionner et être logiques. Si vous rencontrez un décideur qui ne comprend pas les mathématiques, cela ne vaut pas la peine de poursuivre le processus de mise en œuvre. Quoi que vous fassiez, ce ne sera pas correct et la prise en compte de toute la créativité du monde ne vous aidera pas à accompagner l’organisation dans l’atteinte de ses objectifs.

Pour résumer, soyez créatif, sortez des sentiers battus et appliquez la logique. Lorsque vous devez effectuer un travail de mise en œuvre pour une organisation, n’oubliez pas ceci : ne rendez pas les choses inutilement complexes et ne prenez pas de raccourcis inconsidérés. Une implémentation réussie est le fruit de la créativité combinée à la logique et au pragmatisme. Bien que cela puisse paraître simple, beaucoup trouvent difficile de l’appliquer.

Visez-vous une cible en mouvement ?

Par Sud Ariarajah

Les employés comptent sur leur patron pour définir les objectifs et fixer les priorités. Lorsque ces derniers sont clairs, c’est généralement simple, mais les objectifs qui changent sans cesse peuvent être source d’inquiétude.

Ces changements peuvent résulter d’urgences et de développements imprévus qui obligent l’entreprise à revoir ses priorités. L’enthousiasme même de votre patron pourrait être une autre raison. Dans le premier cas, si cela arrive tout le temps, il peut y avoir un problème ailleurs qui doit être réglé. Si c’est le second, cela signifie que vous devez en parler à votre patron.

Si vous êtes le patron : vous devez vous demander si vous n’êtes pas trop enthousiaste et si vous n’en demandez pas trop à votre équipe, c’est-à-dire si vous ne changez pas les choses et n’incluez pas trop souvent de nouvelles idées. Sans le savoir, vous risquez de semer le désordre. Viser une cible mouvante est très difficile à réaliser et votre équipe peut avoir du mal à suivre. Une seule idée peut générer beaucoup de travail, et lorsqu’elle est suivie par plusieurs, trop souvent, les priorités peuvent devenir floues et la charge de travail difficile à gérer.

La même chose peut se produire lorsqu’on travaille sur un projet. Il est préférable de commencer lorsque les contraintes, c’est-à-dire le champ d’application, le budget, le calendrier et la qualité, ont été convenues et sont claires. Cependant, il arrive parfois que les projets démarrent sans que ces paramètres aient été entièrement définis ou, pire encore, avec des demandes de changement continu. Pendant le cycle de vie d’un projet, il est assez fréquent que des changements mineurs se produisent, mais les contraintes doivent être bien définies dès le début et l’évolution du périmètre doit être suivie de près. L’enthousiasme des différentes parties prenantes peut également poser problème et leurs contributions et demandes de changement peuvent conduire les organisations à se mettre en difficulté, car leur impact sur l’effort peut être énorme.

Au cours de ma collaboration à un de ces projets, l’une des parties prenantes a largement diffusé des idées et demandé l’inclusion d’un certain nombre de nouvelles choses. D’une certaine manière, l’image qui m’est venue à l’esprit était la « multiplication des pains » ; s’attendait-il à ce que nous réalisions un miracle ? Son enthousiasme, qui était pourtant bien intentionné, ralentissait en réalité la mise en œuvre du projet.

Donc, en gros, si vous avez l’impression que votre patron a trop d’idées et qu’elles vous arrivent plus vite que tout le travail que vous pouvez accomplir, vous pouvez y remédier comme suit : Notez-les, demandez confirmation des priorités et discutez du problème ensemble.

Si vous êtes le patron, l’important est de garder certaines idées en suspens afin que votre équipe puisse travailler et se concentrer sur l’essentiel. Si vous voulez obtenir plus de résultats, il est préférable de mettre en œuvre vos premières idées avant de commencer à travailler sur le reste. Il n’est jamais bon d’en apporter de nouvelles pendant que les choses sont en cours de réalisation. Il y a un risque de créer de la confusion en demandant aux gens de viser une cible mouvante. Plus important encore, lorsqu’ils analysent de nouvelles idées, ils ne peuvent pas réaliser ce qui leur a été demandé au départ.

Pourquoi est-ce si difficile de “déléguer” ?

Par Sud Ariarajah

Au début de ma carrière, dans l’un de mes premiers emplois, j’assistais un directeur de département. J’avais de nombreuses tâches à accomplir et certaines d’entre elles consistaient à obtenir des informations ou des contributions d’autres personnes pour pouvoir accomplir mon travail. J’étais assez débordée. Je commençais toujours par le travail que j’avais à faire, avant de contacter d’autres personnes pour leur dire ce dont j’avais besoin. Mais une fois que j’avais terminé ma partie et que j’avais contacté les autres, ils avaient leurs propres contraintes et je devais alors les attendre. Avec des délais serrés, la situation était parfois délicate.

Un jour, mon patron m’a donné un conseil. Il m’a dit : « Vous devez toujours donner en premier lieu le travail que les autres doivent faire, et ensuite seulement vous concentrer sur votre propre travail ». Je n’y avais jamais vraiment pensé auparavant. J’avais toujours eu l’intention de terminer toutes les tâches qui m’étaient assignées et je n’avais pas réalisé à quel point il est important de commencer par donner le travail aux autres. Il m’a également dit quelque chose que je n’oublierai jamais : « Vous leur déléguez en fait du travail parce que, pendant que vous faites votre propre travail, ils travailleront en fait pour vous ». Comme j’étais jeune à l’époque, j’ai trouvé cela assez drôle, mais aussi très instructif et j’ai alors commencé à appliquer ce principe. Il s’est avéré extrêmement utile et m’a permis d’acquérir des compétences importantes qui m’ont été très profitables lorsque je suis devenue chef de projet.

Les gens comprennent l’importance de déléguer quand ils ont quelqu’un, comme leur assistant, qui attend qu’on lui dise ce qu’il doit faire. Et, même dans ce cas, il peut s’avérer difficile de déléguer pour d’autres raisons (par exemple, par le manque de temps, de confiance, etc.). Cependant, tout comme dans mon cas lorsque j’ai commencé à travailler, il est courant que les gens se concentrent sur leurs propres tâches lorsqu’ils doivent réaliser quelque chose pour leur organisation, sans se rendre compte que le fait de déterminer le soutien dont ils auront besoin de la part des autres et de “déléguer” au début les aidera à obtenir ce qu’ils veulent beaucoup plus rapidement.

La plupart des gens pensent que ce n’est pas si important parce que :

• ils font confiance à leurs collègues pour qu’ils les rappellent à temps, une fois qu’ils les ont contactés (ils oublient que les collègues ont leurs propres priorités et contraintes, ce qui peut affecter leurs projets) ;

• la pression de l’accomplissement de leurs propres tâches l’emporte sur l’importance de contacter d’abord les collègues qui doivent apporter leur contribution (ils sous-estiment l’avantage de prendre le temps d’appeler ou d’envoyer des e-mails à leurs collègues pour leur expliquer ce qui est nécessaire ; le temps perdu en le faisant est tellement inférieur au temps gagné globalement) ;

• ils sont souvent trop optimistes quant à la rapidité avec laquelle ils peuvent accomplir leurs tâches, et décident de contacter les personnes qui doivent apporter leur contribution seulement après que leur partie du travail soit terminée (comme nous le savons tous, la plupart du temps, nos tâches prendront plus de temps que prévu, une chose en entraînant une autre, ce qui retarde le processus de “délégation” et, au final, le temps de réponse).

Ainsi, je vous recommande, la prochaine fois que vous avez des objectifs importants à atteindre, des tâches à accomplir, de bien réfléchir aux personnes qui devront contribuer à votre travail et de prendre le temps de contacter ces personnes. Pensez-y de cette façon : pendant que vous travaillez, ils travailleront pour vous.